シンポジウム準備で大わらわ



今年も、白浜シンポジウムの開催が1週間を切るまでに迫ってしまい、事務局を引き受けているRIISのメンバーは休日返上で最後の事務処理に追われている。

シンポジウム当日のスタッフの割り当てや業務分担などは、MLなどを利用して事前にご相談ができるためほぼ完了したが、参加者が確定しないとできない準備や直前になって気がつく作業などがどうしても残ってしまう。

本シンポジウムも回数を重ねて来たので、これまで作成してきた資料を参考にしながらできるだけ事務処理を合理的に行おうと努力している。

ところが、このシンポジウムは、行政、大学、一般企業など、多くの分野の方々に支えてもらっているため、それぞれの組織などとの調整がどうしても多くなる。



しかし、そのような形態であることこそがこのシンポジウムの特徴であるため、どのように関係する事務をスマートにこなして行くかが、事務局の腕の見せ所である。

毎年、同じスタイルのシンポジウムを開催することで、だんだん要領の良い事務処理ができるのだが、それでは参加される方に飽きられてしまうし、面白くもないことになる。




なかなか、シンポジウムの事務処理も奥が深いなあ、とつくづく感じながら、事務所の外でアイス最中を食べた。^^

(臼井義美)

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